В век информационных технологий бумажные письма отправляются все реже, и все чаще мы посылаем свои сообщения друзьям и партнерам по бизнесу по e-mail.
Деловое электронное письмо обладает определенными особенностями и существенно отличается от электронной переписки между друзьями и приятелями. Итак, каким же должно быть деловое письмо. Несколько простых правил.
Первое, что необходимо помнить: краткость — сестра таланта. Не стоит в деловом послании расписывать предложения и преимущества сотрудничества подробно и длинно. Чем меньше в письме воды, тем выше шанс быть прочитанным.
Использование в деловом письме слов, написанных большими буквами (ТОЛЬКО СЕГОДНЯ, ТОЛЬКО У НАС, СПЕШИТЕ и т.д.) категорически запрещено. Дело в том, что такая манера письма на подсознательном уровне вызывает у нас ощущение крика. Разве интересно слушать человека, который разговаривает на повышенных тонах?
Электронная массовая рассылка деловых писем существенно снижает шансы на успех. Многие склонны воспринимать такие письма как спам. Поэтому следует позаботиться о том, чтобы адреса других получателей были невидимы.
В ходе деловой переписки при ответе на письмо не посылайте адресату еще раз его текст — это невежливо. Поле для письма нужно предварительно очистить, оставив там только «свежую» для получателя информацию.
Визитка — вот что подчеркивает деловой стиль отправителя. Поэтому позаботьтесь о ее создании заранее, вдруг получатель надумает связаться с вами по телефону или подъехать к вам в офис.
Соблюдайте сроки ответа на деловое электронное послание. По правилам этикета ответ нужно отправить через час после получения письма. Разумеется, не у каждого есть возможность оперативно отвечать на электронные письма. В таком случае ответ может быть отправлен и чуть позже, но никак не позднее 24 часов.
Практически все электронные почтовые сервисы оборудованы функцией «уведомления о прочтении». Не забывайте ею пользоваться, если отправитель запросил подтверждение.
Язык сообщения должен быть прост, понятен и доступен. Не стоит использовать смайлики и другие символы. Избегайте неуместных шуток, лишних вводных слов. Соблюдайте стиль изложения. Желательно рассказывать о предложении в одном времени, дабы не запутать читателя. И, конечно, следите за орфографией и пунктуацией.
Соблюдая эти нехитрые правила, можно создать отличное деловое электронное письмо. Не справляетесь с этой задачей? Обращайтесь к профессиональным копирайтерам. Благо, специалистов, умеющих писать такие послания, много.
